1. Linguagem padronizada
As demandas devem usar uma linguagem clara, objetiva e comum para todos. O objetivo é evitar interpretações diferentes sobre o mesmo pedido.
MENOS RUÍDO.
MAIS PROCESSO.
Este material consolida os pontos aprovados para melhorar a comunicação interna, a organização das demandas, os prazos de aprovação, o controle de qualidade e a previsibilidade da operação da BD Comunicação.
10diretrizes aprovadas para organizar o fluxo de trabalho.
6marcos de prazo definidos para pautas, artes, demandas e ajustes.
1ferramenta principal de gestão: Asana.
0entregas comunicadas antes da conclusão real.
Diretrizes aprovadas
As regras abaixo devem orientar o dia a dia da operação e reduzir retrabalho, dúvidas e desalinhamentos.
2. Contexto mínimo da demanda
Antes da execução, a equipe precisa entender o objetivo do cliente, o motivo da solicitação e o resultado esperado.
3. Mensagens revisadas
Toda mensagem com solicitação ao cliente deve ser clara, objetiva e revisada internamente antes do envio.
Prazos e aprovações
O cronograma mensal precisa ter dois marcos fixos: pautas até o dia 5 e artes de pauta entregues em lote até o dia 15. Demandas fora do fluxo devem respeitar prazos mínimos para preservar a qualidade.
Pautas até o dia 5
As pautas do mês devem ser enviadas aos clientes até, no máximo, o dia 5. Esse prazo garante tempo para leitura, aprovação, ajustes e organização da produção.
Artes até o dia 15
As artes de pauta devem estar finalizadas e entregues em lote até o dia 15, evitando aprovações em cima da hora e permitindo uma rotina de publicação mais previsível.
4. Entregas em lote + prazos mínimos
Os materiais de pauta devem ser organizados e entregues em lote. Para demandas extras ou fora do planejamento, considerar os prazos abaixo.
- Urgências: mínimo de 24h.
- Posts normais: mínimo de 3 dias.
- Vídeos e demais materiais: mínimo de 5 dias.
- Exceção: cliente MJC, por possuir designer de plantão.
5. Ajustes solicitados pelo cliente
Essa regra se aplica quando o cliente solicita alteração, aprova a arte no mesmo dia ou pede troca de algum item após o material estar pronto.
Quando o erro for da BD, a correção deve ser tratada como prioridade interna e não entra na regra de prazo mínimo para ajustes solicitados pelo cliente.
| Tipo de demanda | Prazo mínimo | Observação |
|---|---|---|
| Pautas mensais | Até dia 5 | Devem ser enviadas aos clientes para aprovação e organização do fluxo mensal. |
| Artes de pauta | Até dia 15 | Devem ser finalizadas e entregues em lote, com margem para revisão e ajustes. |
| Urgência | 24h | Deve ser realmente urgente e registrada no Asana. |
| Post normal | 3 dias | Aplicável para demandas extras fora do lote principal da pauta. |
| Vídeo e demais materiais | 5 dias | Principalmente quando houver edição, IA, motion ou maior complexidade. |
| MJC | Exceção | Fluxo diferenciado por ter designer de plantão. |
Responsabilidades
Algumas funções são fixas. As demais variam conforme o tipo de tarefa, cliente, complexidade e disponibilidade da equipe.
Responsáveis definidos
| Revisão final | Cacau ou Marise |
| Aprovação interna | Cacau ou Marise |
| Envio ao cliente | Marise |
| Comunicação de prazos | Marise |
| Execução e apoio | Podem variar conforme a demanda |
Nem toda tarefa terá a mesma estrutura
Como cada demanda pode gerar comentários, responsáveis e fluxos diferentes, não será adotada como regra a criação de uma única tarefa por cliente.
- Manter tarefas separadas quando houver entregas diferentes.
- Evitar tarefas genéricas que misturem muitos assuntos.
- Garantir descrição clara em cada tarefa.
- Registrar aprovações e exceções no Asana.
Controle de qualidade
Antes de qualquer envio ao cliente, é necessário validar se o material está realmente pronto, revisado e coerente com a solicitação.
Texto revisadoOrtografia, concordância, clareza e coerência.
Dados conferidosDatas, nomes, telefones, links, preços e informações sensíveis.
Layout validadoLogo, margens, proporção, identidade visual e legibilidade.
Arquivo corretoFormato, tamanho, versão final e qualidade do material.
Legenda completaTexto final pronto antes de comunicar publicação ou envio.
Status atualizadoConfirmar se está em revisão, aguardando cliente, aprovado ou entregue.
Conferir antes de encaminhar
Reservar alguns minutos para revisão final evita retrabalho, erros simples e perda de confiança do cliente.
Só comunicar quando estiver concluído
Não informar que um material foi entregue, publicado ou finalizado se ainda falta legenda, upload, ajuste, revisão ou validação.
Dashboard atual
O quadro visual deve seguir a estrutura do dashboard atual, funcionando como apoio à visualização de status, sem substituir o Asana.
VerdeDentro do prazo e sem bloqueios.
AmareloAtenção, aguardando cliente ou com risco de atraso.
VermelhoAtrasado, urgente ou com impacto direto na entrega.
AzulEm produção ou em andamento pela equipe.
CinzaFinalizado, entregue ou encerrado.
O dashboard deve ajudar a visualizar o fluxo, mas a informação oficial da demanda deve permanecer no Asana.
Plano de implantação
Para que o processo funcione, a implantação deve ser simples, objetiva e possível de cumprir no dia a dia.
01
Definir o Asana como ambiente oficial
Toda demanda precisa estar registrada no Asana, com descrição, prazo, responsável e status.
02
Aplicar o modelo mínimo de tarefa
Cliente, tipo de entrega, contexto, objetivo, prazo e arquivos precisam estar claros antes da execução.
03
Organizar cronograma, aprovações e ajustes
Garantir pautas até o dia 5, artes entregues em lote até o dia 15 e uso dos prazos mínimos para evitar publicações em cima da hora.
04
Reforçar revisão e validação final
Nenhum documento, formulário, arte, vídeo ou legenda deve ser enviado sem conferência final.
05
Registrar exceções e aprovações
Exceções de prazo, urgências e liberações precisam ficar registradas para evitar ruídos internos.
Fluxo claro para liberar exceções
Exceções de prazo, prioridade ou entrega fora do cronograma devem ser alinhadas com Cacau ou Marise e registradas no Asana.
Larissa em reuniões estratégicas
A participação da Larissa em algumas reuniões ajudará a reduzir retrabalho e aumentar o entendimento das demandas executadas.
Seguir a estrutura do dashboard atual
O quadro visual deve continuar alinhado à estrutura já existente no dashboard, evitando criar uma nova lógica paralela. Ele deve servir para leitura rápida da situação das demandas, enquanto o Asana permanece como ferramenta oficial de gestão e registro.